Hakuohjeita EU:n erillisohjelmahankkeisiin 

Alla olemme koonneet kokemuksen kautta hyväksi havaitut ohjeet kaikille EU:n erillisohjelmista rahoitusta hakeville. 

WFEO teki hankehakuihin avuksi myös rahoitusohjelmaoppaan (päivitetty 9.11.2011), jota on tarkoitus päivittää avoinna olevien ehdotuspyyntöjen mukaisesti. Oppaasta löydät tiivistettyä tietoa aihealueittain EU:n erillisrahoitusohjelmista.

1. Lähtökohtana hankkeelle oma tarve, mutta eurooppalaisella lisäarvolla höystettynä

Onnistuneen hankkeen toteuttaminen edellyttää hyvää alkuvalmistelua, joka lähtee liikkeelle ideoinnista. On aiheellista miettiä, onko kehittämistarve todellinen ja realistinen, innovatiivinen ja sisältääkö idea eurooppalaista ulottuvuutta eli tuoko se eurooppalaista lisäarvoa. Projektia ei kannata synnyttää vain projektin tähden vaan lähtökohtana pitäisi olla oma tarve esimerkiksi luoda jotakin uutta tai parantaa nykyisiä käytäntöjä.

EU:n rahoitusohjelmissa vaatimuksena on aina myös, että hankkeen tuloksia voidaan hyödyntää mahdollisimman laajalti koko Euroopan alueella joten hankkeella tulisi olla oman alueen ylittävää ”potentiaalia”. Muista kuitenkin pitää tavoite yksinkertaisena. Komissio ja hankearvioijat eivät odota yhden hankkeen parantavan koko maailmaa.

2. Laadukkaat kansainväliset partnerit

EU:n erillisohjelmien hyödyntäminen tarkoittaa kansainvälistä hankeyhteistyötä ja merkitsee yleensä vähintään kolmen eurooppalaisen kumppanin osallistumista hankkeeseen. Usein kuitenkin hankkeen rahoittamiseksi edellytetään suurempi määrä kumppaneita kuin minimivaatimukseksi on asetettu.

Kumppaneiden tulisi olla myös kolmesta eri maasta ja mielellään yksi uudesta jäsenmaasta. Kumppaneiden etsiminen ja heihin tutustuminen pitää tehdä hyvissä ajoin eikä vasta silloin, kun hakuaika on käynnistynyt. Yleisesti erillisohjelmissa vaaditaan kumppanuussopimus jo hakuvaiheessa joten pyri saamaan (kirjallinen) sitoutuminen uusilta partnereilta mahdollisimman ajoissa.

Tärkeätä on, että hakemuksessa osoitetaan jokaisen partnerin tarkoitus ja rooli hankkeessa. Lisäksi jokaisen kumppanin soveltavuus ja kokemus ko. hankkeen alalla tulee todistaa. Partnereiden olisi myös hyvä selvittää oma suhteensa kaikkiin asiaankuuluviin sidosryhmiin, kuten julkisviranomaisiin, kuluttajiin/kansalaisiin, tutkijoihin sekä yksityiseen sektoriin.

3. Asiakirjojen huolellinen läpikäyminen

Hankkeen sopivuus EU- ohjelmaan tulee tarkistaa ohjelman määrittämien tavoitteiden, kriteerien ja aikataulujen suhteen. Muista lukea jokainen annettu hakuasiakirja huolellisesti lävitse. Muista myös tutustua rahoitusohjelmaan liittyviin ajankohtaisiin EU-politiikkoihin. On hyvä tarkistaa komission näkemys hankkeesta ja samalla suorittaa etukäteislobbausta hankkeen puolesta. Länsi-Suomen Eurooppa-toimisto voi olla tässä hyväksi avuksi. Kun hakemus on jätetty ja hakuaika päättynyt, lobbausta ei enää voida tehdä.

4. Hakemuksen kirjoitus harkiten ja yhdessä

Hankehakemuksen laatiminen on työläs tehtävä. Hakuohjeita on syytä noudattaa tarkoin. Hankkeen toteutuksen kannalta on aiheellista määrittää hankkeen sisältö, sen volyymi sekä toteuttajille/alueille tuotettava lisäarvo. Lisäksi tulee sopia selkeä työnjako kumppaneiden ja mahdollisten muiden osapuolten kanssa eli määritetään hankkeen päävastuullinen koordinaattori (leader) sekä muut kumppanit. Yritä myös mahdollistaa koko hakemuksen yhdessä kirjoittaminen partnereiden kanssa ja vältä ”tilkkutäkki”-hakemusta.

Itse hakemuksessa tulee kiinnittää huomio muotoseikkojen virheettömyyteen ja että kaikki asiapaperit ja liitteet ovat mukana. Sisällön kirjoittamisessa ole selkeä ja ytimekäs, mutta älä jätä tärkeitä osioita arvioijan arvailujen varaan. Kerro arvioijalle kainostelematta taitosi ja asiantuntevuutesi. Voit aina käyttää apuna taulukoita, kuvioita tai laskelmia.

5. Budjetti sekä kansallinen tai alueellinen tuki

EU:n rahoitus on aina osarahoitus ja kansallisen vastinrahan varmistaminen hyvissä ajoin on ehdoton välttämättömyys, koska hakemukseen tulee liittää siitä kirjallinen sitoumus. Ei myöskään ole haitaksi jos pystyt hakemuksessasi osoittamaan paikallisten viranomaisten tuen ja mahdollisen sitoumuksen hankkeeseesi. Hakemukseen tulee aina liittää tarkka budjettiselostus. Pysy budjetissasi ko. ohjelmalle asetetuissa rahoitusraameissa. Muista kuitenkin pysyä realistisena tarvittavan rahoituksen määrästä ja vältä ”myymästä” projektiasi halvalla.

6. Valmistaudu raportoimaan ja odottamaan

EU:n päätös saattaa kestää muutamasta kuukaudesta jopa vuoteen. Käsittelyn aikana komissio voi pyytää lisätietoja, jos esimerkiksi muotoseikoissa on puutteita. Ohjelmasta riippuen ennen päätöksentekoa komissio voi myös kutsua hakijan tarkennettuihin neuvotteluihin.

Hankkeen toteutuksessa on luonnollisesti tärkeintä, että oma osuus toteutuu tavoitteiden mukaisesti, mutta oleellista on myös hyvä yhteistyö kumppaneiden kanssa. Muista liittää jo hakemukseen kattava suunnitelma siitä miten hankkeen tuloksia tullaan levittämään laajemmalle.

Toteutuksen aikana joudutaan säännöllisesti raportoimaan komissiolle hankesopimuksen määrittämällä tavalla. Loppuraportti sisältää sekä hankkeen toteutuksen ja tulosten käsittelyn että kustannusselvityksen, jota varten selkeä kirjanpito on paras käynnistää hankkeen alusta alkaen. Loppuraportin hyväksyminen komissiossa saattaa kestää puolesta vuodesta jopa useampaan vuoteen, jonka jälkeen EU:n viimeinen maksuosuus vasta lähetetään koordinaattorin tilille.

WFEO on hyvin verkostoitunut muihin Brysselin toimijoihin. Brysselissä toimii n. 300 toimistomme kaltaista aluetoimistoa sekä kymmeniä muita organisaatioita. Olemme näihin toimijoihin yhteydessä ja voimme yhteystietojemme kautta välittää sinun partnerihakusi sadoille ihmisille ympäri Euroopan. Jos haluat välittää partnerihakusi WFEO:n kautta, täytä tämä lomake ja lähetä se meille takaisin.